マイナンバーの組織的・人的安全管理措置と物理的・技術的安全管理措置

マイナンバー制度は平成28年1月から社会保障・税・災害対策の行政手続で利用が開始となります。
それ以降は全ての事業者が税や社会保障の手続で従業員からマイナンバーを取得し、それを安全に管理する必要が生じることになります。

具体的には、事業所で次のような書類作成や手続をするには、従業員のマイナンバーを確認してその番号を記載しなくてはなりません。

 

・源泉徴収票の作成
・健康保険・厚生年金・雇用保険の手続
・証券会社や保険会社が行う、配当金や保険金等の支払い調書作成など

 

マイナンバー情報が漏洩すると悪用されるリスクがあり、管理をする企業にも罰則適用があります。
そのよう事態を予防するために以下のような組織的・人的安全管理措置と物理的・技術的安全管理措置が必要になります。

 

組織的・人的安全管理措置
・担当者の明確化
・適切な従業員教育

 

物理的・技術的安全管理措置
・破棄文書はシュレッダー処理
・マイナンバー書類はカギ付書庫に保管
・情報管理担当者を選任し担当者以外にはアクセスできない仕組みづくり
(情報管理規程の作成や情報管理委員会の設置)
・マイナンバーを扱うPCにはパスワード設定とウィルス対策

 

組織的・人的安全管理措置としては、担当者の明確化や従業員教育といった対策が求められます。
最低限でも、マイナンバーが記載された特定個人情報を扱う担当者を特定し、従業員に対するマイナンバー利用目的明示や機密管理の注意喚起などの取り組みが必要です。

 

会社としてはマイナンバーに対応した就業規則、個人情報管理規程、(情報取扱者の)秘密保持誓約書の整備はしておきたいところです。

これらの雛形については、当事務所で作成した雛形を上記のテキストリンク先でご紹介しております。

 

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